1. Mengidentifikasi jabatan yang lowong dan berapa jumlah tenaga yang diperlukan.
Proses
rekrutmen dimulai saat adanya bidnag pkerjaan baru di perusahaan,
karyawan dipindahkan atau dipromosikan ke posisi lain, mengajukan
permintaan pengunduran diri, adanya PHK, atau karena pensiun yang
direncanakan. Dengan melihat dinamika dari beberapa hal tersebut dan
mencocokkannya dengan perencanaan sumber daya manusia yang sudah
tersusun (jika ada) maka akan diketahui jabatan apa saja yang sedang
lowong dan berapa jumlah tenaga kerja yang dibutuhkan untuk mengisi
jabatan tersebut.
2. Mencari informasi jabatan melalui analisa jabatan
Untuk memperoleh uraian jabatan (job description) dan spesifikasi jabatan (job spessification) sebagai
landasan dalam membuat persyaratan jabatan. Persyaratan jabatan harus
dibuat secara hati-hati dan sejelas mungkin agar dalam penerapannya
nanti tidak ditemui kekaburan-kekaburan yang mengganggu proses
selanjutnya.
3. Jika persyaratan jabatan telah tersusun, maka langkah berikutnya adalah menentukan dimana kandidat yang tepat harus dicari.
Dua
alternative untuk mencari kandidat yakni dari dalam perusahaan atau
dari luar perusahaan. Jika diambil dari dalam, apabila kebutuhan staf
untuk masa yang akan datang telah direncanakan, maka perlu juga
diketahui siapa kira-kira karyawan yang ada saat ini yang dapat
dipindahkan atau dipromosikan. Jika kandidat harus dicari dari luar
perusahaan maka perlu dipertimbangan dengan cermat metode rekrutmen yang
tepat untuk mendaptkan kandidat tersebut.
4. Memilih metode-metode rekrutmen yang paling tepat untuk jabatan.
Ada banyak metode rekrutmen yang dapat dipilih oleh perusahaan dalam melakukan rekrutmen seperti iklan, employee referrals, walk-ins & write-ins,
Depnakertrans, perusahaan pencari tenaga kerja, lembaga pendidikan,
organisasi buruh, dan lain sebagainya. Perusahaan juga dapat memilih
lebih dari satu metode, tergantung situasi dan kondisi yang terjadi saat
itu.
5. Memanggil kandidat-kandidat yang dianggap memenuhi persyaratan jabatan
Mengumpulkan
berkas-berkas lamaran mereka, dan meminta mereka mengisi formulir
lamaran pekerjaan yang telah disediakan untuk selanjutnya diproses dalam
tahap seleksi
6. Menyaring / menyeleksi kandidat.
Prosedur
seleksi perlu dilakukan jika: 1) pelaksanaan tugas pada jabatan yang
akan diisi memerlukan ciri-ciri fisik dan psikis tertentu yang tidak
dimiliki oleh setiap orang; 2) ada lebih banyak kandidat yang tersedia
dibandingkan jumlah jabatan yang akan diisi. Ada banyak teknik atau
metode seleksi yang dapat digunakan oleh perusahaan. Hal terpenting
untuk diperhatikan adalah bahwa masing-masing teknik seleksi mengukur
karaktristik tertentu, sehingga akan memberi informasi yang berbeda-beda
mengenai kandidat. Pemilihan suatu teknik/metode sebagai predictor
dalam prosedur seleksi sangat tergantung pada: ciri-ciri pekerjaan,
validitas dan reliabilitas metode, persentase calon yang terseleksi, dan
biaya penggunaan teknik tertentu. Beberapa teknik seleksi yang sering
digunakan adalah formulir lamaran, data biografi, referensi dan
rekomendasi, wawancara, test kemampuan dan kepribadian, test
fisik/fisiologis, test simulasi pekerjaan dan assessment center.
7. Membuat penawaran kerja.
Setelah
proses seleksi dianggap cukup dan petugas rekrutmen sudah dapat
menentukan kandidat terbaik untuk jabatan tertentu, maka selanjutnya
perlu dipersiapkan penawaran kerja. Termasuk disini adalah mempersiapkan
perjanjian kerja (KKB), memperkenalkan secara lebih mendalam tentang
peraturan dan kondisi kerja di perusahaan, dan memastikan kapan kandidat
akan mulai bekerja. Hal terpenting dalam tahap ini adalah petugas
rekrutmen harus menyiapkan kandidat cadangan untuk berjaga-jaga kalau
kandidat pertama menolak tawaran kerja atau terjadi hal-hal tak terduga.
8. Mulai bekerja.
Proses
rekrutmen tidak berhenti begitu saja setelah kandidat menerima
penawaran kerja. Pada saat sudah menjadi pegawai maka yang bersangkutan
masih perlu dibantu agar ia dapat bekerja secara optimal dan bertahan
untuk waktu yang lama. Pegawai yang bersangkutan harus dimonitor dan
dinilai kinerjanya secara teratur, serta diberikan pelatihan dan
pengembangan. Pada tahap ini petugas rekrutmen perlu mengkaji ulang
cara-cara yang dipakai dalam merekrut dan menyeleksi pegawai, hal ini
sangat penting demi mencegah masalah-masalah yang mungkin timbul setelah
pegawai diterima bekerja.